Зразок таблиці виконаних договорів

Навіщо структурувати портфель

Коли компанія має десятки договорів, довга довідка перетворюється на незручний перелік. Таблиця дає змогу відокремити проєкти, які відповідають конкретній вимозі, від інших робіт. Її можна вести як внутрішній реєстр, а для тендеру формувати окрему вибірку. Внутрішній реєстр зазвичай ширший: він містить робочі коментарі, відомості про проблеми та місця зберігання документів. Не передавайте його повністю, якщо замовник запитує лише визначений набір підтверджень.

Мета тендерної таблиці — зробити факти перевірними. Вона не повинна штучно збільшувати досвід шляхом поділу одного договору на багато рядків або повторення тієї самої поставки під різними назвами. Одиницю обліку визначте до заповнення і використовуйте послідовно.

Вибір колонок

Базова структура містить контрагента, реквізити договору, предмет, строк, обсяг виконання, статус і докази. Окремі колонки для початкової суми та фактичного виконання потрібні, коли ці величини мають значення для вимоги. Для товарів доречна кількість у встановлених одиницях, для послуг — період або конкретний результат, для робіт — підтверджені види й обсяги. Не порівнюйте різні предмети лише за загальною грошовою сумою.

Назвіть кожну колонку так, щоб читач не вгадував її зміст. «Сума» без пояснення може означати ціну договору, оплату або вартість прийнятого результату. «Дата» може бути днем укладення, завершення робіт або останнього акта. Однозначні заголовки запобігають багатьом помилкам ще до перевірки цифр.

Приклад трьох договорів

Уявімо компанію, що постачає складські стелажі. Для внутрішнього реєстру вона створює три рядки: поставка до офісного архіву, монтаж стелажів у логістичному складі та поточна поставка до магазину. У тендерній вибірці залишає лише ті проєкти, які відповідають установленому критерію. Наведені нижче дані умовні та показують логіку заповнення, а не відомості реальних контрагентів.

Третій рядок не позначають як повністю виконаний. Якщо вимога стосується завершеного монтажу, перший рядок теж може не підходити: поставка без монтажу підтверджує інший склад робіт. Таблиця робить ці відмінності видимими, але остаточний висновок потребує читання договорів і критеріїв.

Узгодження сум і валюти

Зберігайте валюту кожного договору та пояснюйте спосіб перерахунку, коли він потрібен і допускається умовами. Не підсумовуйте гривні та іноземну валюту в одному числі. Так само не змішуйте суми з податком і без нього без явного позначення. Якщо договір змінювали, визначте, чи показуєте первісну ціну, актуальну ціну після угод або фактичне виконання. Різницю між ними не слід приховувати округленням.

Оплата не завжди збігається за датою з прийманням. Аванс може бути сплачений до поставки, а остаточний розрахунок — після підписання акта. Тому банківський рух коштів сам по собі не дає повної картини виконаного предмета. Для кожного числового показника вибирайте документ, який справді підтверджує саме його.

Захист від подвійного обліку

Присвойте кожному договору стабільний внутрішній номер. Додаткові угоди прив’язуйте до цього номера, а не реєструйте як новий незалежний досвід. Якщо таблиця деталізує один договір за об’єктами, вкажіть спільний договір і не підсумовуйте його загальну суму в кожному рядку. Для поетапних актів перевірте, чи не містить підсумковий акт суми, вже наведені в попередніх документах.

Практичний спосіб перевірки — зіставити суму рядків із незалежним підсумком бухгалтерії або менеджера проєкту. Розходження не обов’язково означає помилку: причиною можуть бути податки, повернення, коригування або різні межі періоду. Проте кожна така причина повинна мати пояснення до подання вибірки замовнику.

Документи й доступ до них

У графі доказів використовуйте назви файлів, які реально присутні у пакеті. Для великого документа додайте сторінку або розділ. Посилання на особисту папку, до якої замовник не має доступу, не вирішує завдання підтвердження. Перед експортом таблиці перевірте, чи не залишилися внутрішні посилання, службові примітки або персональні дані працівників, яких не вимагає документація.

Якщо копія договору містить відомості з обмеженим доступом, питання правомірного розкриття й допустимого обсягу приховування потрібно вирішувати окремо. Не видаляйте довільно предмет, суму чи інші суттєві частини, а потім не очікуйте, що таблиця замінить їх доказове значення. Потрібен узгоджений із правилами спосіб підтвердження.

Перевірка перед використанням

Відсортуйте рядки у зрозумілому порядку: за датою, предметом або відповідністю критерію. Виберіть один принцип і поясніть його за потреби. Перевірте, чи під час сортування не змістилися окремі колонки. Для електронної таблиці особливо небезпечне сортування одного стовпця без решти діапазону: назва контрагента може втратити зв’язок із номером договору. Збережений підписаний файл має відображати перевірену фінальну вибірку.

Зразок на цій сторінці можна використати для першого упорядкування портфеля, а потім адаптувати до форми замовника. Призначте відповідального за оновлення статусів після завершення проєктів. Так наступна пропозиція починатиметься з актуального реєстру, а не з пошуку доказів в останній момент.

Заготовка портфельної таблиці

Назва вибірки: [досвід для конкретної вимоги]. Дата актуальності: [дата]. Один рядок таблиці відповідає [договору або іншій чітко визначеній одиниці обліку]. Колонки: внутрішній номер; контрагент; дата й номер договору; предмет; власна роль; період виконання; первісна вартість; фактично прийнятий обсяг; валюта та податкова основа; статус завершення; перелік доказів; пояснення суттєвих розбіжностей. Додаткові угоди віднесено до відповідного основного договору. Повторне врахування тих самих актів перевірено. Підсумки різних валют не об’єднано без поясненого перерахунку. Вибірку підготував [відповідальний], зміст підтвердив [керівник проєктів або інша належна особа].