Зразок довідки про досвід

Від вимоги до конкретного договору

Спершу випишіть, який саме досвід необхідно підтвердити. Замовник може описати подібність через предмет, вид робіт, характеристику послуги, обсяг або інші визначені умови. Не підміняйте цей опис власним уявленням про «аналогічність». Якщо вимога неоднозначна, сформулюйте запит на роз’яснення через належний канал завчасно. Довідка повинна показувати зв’язок між встановленим критерієм і фактично виконаною роботою, а не просто повідомляти, що компанія давно працює на ринку.

Для внутрішнього відбору кандидатів зберіть кілька договорів і коротко порівняйте їх із вимогою. Найбільший за сумою договір не завжди найкраще підходить. Менший проєкт може точніше підтверджувати потрібну технологію, комплектацію або досвід обслуговування певного обладнання.

Що має містити довідка

Основою є точна назва контрагента, номер і дата договору, предмет, період та фактичний обсяг виконання. Окремо вкажіть, якими документами підтверджено наведені відомості. Якщо документація встановлює власну таблицю чи перелік полів, використовуйте саме їх. Додаткову інформацію вводьте лише тоді, коли вона пояснює відповідність, а не створює нові невизначені заяви. Наприклад, перелік номерів актів значно корисніший за фразу «співпраця була успішною».

Суми показуйте на однаковій основі. Не змішуйте початкову вартість договору, його остаточну вартість після змін і суму фактично прийнятого результату. Коли ці величини різні, назвіть кожну окремо або поясніть, яку саме суму вимагає форма замовника.

Як підтвердити виконання

Договір насамперед показує погоджені зобов’язання. Для висновку про виконання можуть знадобитися акти, накладні, звіти, листи контрагента або інші матеріали відповідно до вимог закупівлі. Перевіряйте, чи охоплюють вони потрібний предмет і період. Акт за один місяць не доводить виконання річної послуги в повному обсязі, якщо саме повне виконання вимагається. Водночас не додавайте зайві документи без зв’язку з критерієм.

Складіть простий покажчик: вимога, твердження довідки, файл, сторінка або розділ доказу. Це допоможе і авторові, і перевіряльнику. Якщо старий договір має кілька додаткових угод, покажіть, які з них змінили предмет, суму або строк, щоб зображення досвіду було послідовним.

Приклад досвіду технічного обслуговування

Умовний учасник претендує на обслуговування вентиляційних установок. Він має договір із бізнес-центром на ремонт кондиціонерів і договір зі складським комплексом на технічне обслуговування вентиляції. Для довідки обирає другий, оскільки його предмет точніше відповідає вимозі. У тексті зазначає перелік обслугованих установок, період, номер договору та акти за цей період. Назви підприємств у навчальній ситуації вигадані; вона не описує реальну закупівлю.

Один із актів охоплює лише частину обладнання. Менеджер не розширює його зміст у довідці, а знаходить решту підтвердних матеріалів. Якщо їх немає, він позначає межу підтвердженого досвіду і повторно оцінює відповідність. Гарно написане резюме не може замінити відсутній доказ виконання потрібного обсягу.

Незавершені та спільні проєкти

Для чинного договору чітко розмежовуйте загальний запланований обсяг і вже виконану частину. Допустимість такого досвіду залежить від формулювання вимоги та застосовних правил. Не називайте договір завершеним тільки тому, що першу партію прийнято без зауважень. Дата закінчення календарного строку теж сама по собі не доводить виконання всіх зобов’язань. Потрібно зіставити зміст договору з матеріалами про його фактичне виконання.

Якщо роботу виконували із партнерами, опишіть власну роль. Досвід субпідрядника, працівника на попередньому місці роботи та юридичної особи є різними обставинами. Не переносіть результати іншої організації до довідки як власні без підстав і без перевірки того, чи дозволяє конкретна вимога використати такі відомості.

Розбіжності, які потрібно пояснити

Перевірте зміну найменування контрагента, перенумерацію актів, різні скорочення предмета та неповні копії додатків. Частину розбіжностей можна пояснити документами, але вони не повинні залишатися прихованими. Наприклад, якщо договір називає комплексну послугу, а вимога стосується її окремого виду, покажіть специфікацію або акт, де цей вид відокремлено. Загальна назва без деталізації може не дати змоги встановити потрібну відповідність.

Контакт для перевірки зазначайте з урахуванням вимог і правомірності поширення даних. Особистий номер колишнього працівника не є надійним корпоративним контактом. Краще перевірити актуальний канал зв’язку контрагента й не включати персональні відомості, які не потрібні для підтвердження досвіду.

Перевірка готового пакета

Перед поданням прочитайте довідку поруч із вимогою, а не окремо від неї. Для кожного суттєвого твердження відкрийте названий доказ і перевірте читабельність. Підрахуйте фактично підтверджений обсяг без дублювання тих самих поставок у кількох актах. Якщо використовується переклад, зіставте номери, дати та одиниці з оригіналом. Зразок для завантаження призначений для власних даних, тому навчальні реквізити не слід переносити до реальної пропозиції.

Замовникові корисно фіксувати, який елемент критерію підтверджений яким документом. Оцінка «досвід є» без цього зв’язку погано пояснює рішення. Виявивши прогалину, визначайте подальшу дію за процедурними правилами, а не за кількістю сторінок чи зовнішнім виглядом довідки.

Заготовка довідки про досвід

Учасник: [повне найменування]. Критерій, який підтверджується: [пункт і зміст вимоги]. Повідомляємо про виконання договору [номер і дата] з [контрагент]. Предмет договору: [точний опис]. Наша роль у виконанні: [власний обсяг та межі участі]. Період фактичного виконання: [дати]. Прийнятий обсяг: [кількість, одиниці та сума на визначеній основі]. Відповідність критерію пояснюється такими обставинами: [конкретний зв’язок]. Підтвердження: [договори, специфікації, акти або інші належні матеріали з назвами файлів]. Незавершені зобов’язання, якщо є: [опис без приписування повного виконання]. Відомості перевірено за оригіналами: [відповідальний і дата].